Kirmes organisieren: Checkliste und Zeitplan für euren Verein

Eine Kirmes ist das größte Projekt, das viele Vereine im Jahr stemmen — Genehmigungen, Schausteller, Musik, Stände, Kassen und ein dreistelliger Berg an Helferdiensten, alles im Ehrenamt. Was dabei hilft, ist keine geniale Idee, sondern eine Zeitachse, an der man entlangläuft. Hier ist sie — von sechs Monaten vorher bis zur Nachbesprechung.

6 Monate vorher: Fundament

• Termin festzurren — gegen Nachbarvereine, Ferien und andere Feste im Umkreis prüfen. Nichts kostet mehr Besucher als die Parallel-Kirmes zwei Dörfer weiter.
• Festausschuss bilden: je eine verantwortliche Person für Genehmigungen, Stände/Einkauf, Helfer, Technik/Aufbau und Finanzen. Eine Person pro Thema — nicht fünf Leute für alles.
• Beim Ordnungsamt vorfühlen, welche Auflagen gelten (Fläche, Lärm, Sicherheit) — jede Kommune handhabt es anders.
• Schausteller und Musik anfragen — gute Fahrgeschäfte und Bands sind lange im Voraus weg.
• Budget grob aufstellen: Was muss die Kirmes einspielen, was darf sie kosten?

8–6 Wochen vorher: Genehmigungen & Verträge

• Veranstaltung beim Ordnungsamt anmelden — viele Kommunen wollen die Anmeldung mindestens 6–8 Wochen vorher.
• Gestattung für den Ausschank („vorübergehende Gestattung eines Gaststättenbetriebs“, § 12 GastG) beantragen — meist beim selben Amt, Kosten je nach Gemeinde ca. 20–200 €.
• GEMA anmelden — gilt für Live-Musik genauso wie für Musik vom Band. Nicht anmelden wird teurer als anmelden.
• Sperrzeit klären: Soll länger ausgeschenkt werden, braucht es eine Ausnahme von der Kommune.
• Versicherung prüfen: Deckt die Vereinshaftpflicht die Veranstaltung ab — inklusive Aufbau und Fahrgeschäft-Flächen? Im Zweifel beim Versicherer schriftlich bestätigen lassen.
• Strom, Wasser, Toiletten organisieren (Anschlüsse, Dixis, Müllentsorgung).
• Hygiene-Basics für Imbiss und Kuchentheke einplanen — eine gute Grundlage ist der Leitfaden „Feste sicher feiern“ des Bundesministeriums.

4 Wochen vorher: Stände, Helfer, Einkauf

• Stände und Schichten final planen und die Helferliste öffnen — jetzt, nicht erst in der Festwoche. Faustregel: Stoßzeiten doppelt besetzen, ~10 % Springer, Auf- und Abbau als eigene Blöcke.
• Kuchenliste starten — wie das ohne zwölf Marmorkuchen endet, steht im Ratgeber Kuchenspenden organisieren.
• Einkauf und Kommission: Getränke über die Brauerei auf Kommission bestellen (Rückgabe!), Grillgut, Brötchen, Servietten, Kuchenteller.
• Werbung: Plakate, Lokalpresse, Gemeindeblatt, Social-Media-Termin.

Die letzte Woche

• Schichtlücken gezielt schließen — offene Schichten einzeln ausspielen („Sonntag 14–16:30 Kuchentheke: noch 2 Plätze“), nicht die ganze Liste nochmal rumschicken.
• Erinnerung an alle Eingetragenen 2–3 Tage vorher — das verhindert die meisten No-Shows.
• Kassen vorbereiten: Wechselgeld pro Stand (ausreichend Münzen!), Bonrollen, klare Regel, wer abends abrechnet.
• Einsatzplan an die Schichtleiter: pro Stand eine Person mit aktueller Liste und Handynummern für den Festtag.

An den Festtagen

• Kurzes Briefing zum Schichtstart: Preise, Bons, Ansprechpartner.
• Springer aktiv einsetzen, bevor ein Stand absäuft.
• Notfallnummern sichtbar an jedem Stand (Orga, Sanitäter, Technik).
• Abendliche Kassenübergabe nach festem Schema, immer zu zweit.

Nach der Kirmes: der unterschätzte Teil

• Abbau ist eine eigene Veranstaltung: ohne eingeplante Abbau-Schichten stehen montags immer dieselben drei Leute im leeren Zelt.
• Abrechnung zeitnah: Kommissionsware zurück, Kassen zusammenführen, Ergebnis in den Vorstand.
• Danke sagen: Helferfest oder Helferbier — die beste Investition in die Kirmes vom nächsten Jahr.
• Helferdaten aufräumen: Nach Fest und Abrechnung gehören die Daten gelöscht oder anonymisiert — was dabei für Vereine gilt, steht im Ratgeber Helferliste & DSGVO.
• Nachbesprechung mit Notizen: Was hat gefehlt, wo war zu viel? Die Liste vom letzten Jahr ist der beste Plan fürs nächste.